Τα περισσότερα λογιστικά γραφεία δουλεύουν με email, ένα κινητό γεμάτο φωτογραφίες παραστατικών και μερικούς κοινόχρηστους φακέλους. Δουλεύει, μέχρι ένα σημείο.
Σε τι είναι καλό το καθένα
- Email. Το έχουν όλοι, δεν θέλει εκμάθηση και αφήνει γραπτό ίχνος. Για μια ερώτηση ή μια διευκρίνιση παραμένει το σωστό εργαλείο.
- Viber και WhatsApp. Δεν υπάρχει πιο γρήγορος τρόπος να φτάσει σε εσάς η φωτογραφία ενός παραστατικού από το κινητό του πελάτη.
- Drive και Dropbox. Σηκώνουν μεγάλα αρχεία και δίνουν στον πελάτη έναν φάκελο που μοιάζει με τον δικό του υπολογιστή.
Μέχρι πού φτάνουν
Και τα τρία φτιάχτηκαν για γενική χρήση. Ένα λογιστικό γραφείο όμως θέλει έξι πράγματα που κανένα τους δεν καλύπτει ως το τέλος.
| Τι χρειάζεται το γραφείο | Viber | Drive | Roster | |
|---|---|---|---|---|
| Να βρίσκει ο πελάτης τα αρχεία ενός μήνα | Ψάχνει σε παλιά μηνύματα | Ανεβαίνει τη συνομιλία προς τα πίσω | Μόνο αν κρατάτε πάντα την ίδια δομή φακέλων | Ένα πακέτο για κάθε μήνα ή έτος |
| Να το ελέγχετε πριν το δει ο πελάτης | Ό,τι έφυγε, έφυγε | Ό,τι έφυγε, έφυγε | Ό,τι μπει στον φάκελο φαίνεται αμέσως | Μένει πρόχειρο μέχρι να το δημοσιεύσετε |
| Να ξέρετε αν το άνοιξε | Όχι | Μόνο ότι διάβασε το μήνυμα | Μόνο σε ορισμένα επαγγελματικά πακέτα | Προβολές και λήψεις σε κάθε πακέτο |
| Να διορθώνεται ένα λάθος | Δεν γυρίζει πίσω | Το σβήνετε, αν προλάβετε | Αλλάζετε τα δικαιώματα | Αποσύρετε τη δημοσίευση |
| Να μένει το ιστορικό όταν φεύγει ένας συνεργάτης | Μένει στο mailbox του | Μένει στο κινητό του | Μένει, αν ο φάκελος ανήκει στο γραφείο | Μένει στον χώρο του γραφείου |
| Να έρχονται σωστά τα αιτήματα προσωπικού | Ελεύθερο κείμενο | Ελεύθερο κείμενο και φωτογραφίες | Δεν γίνεται | Φόρμες που βγάζουν XLSX |
Το πρόβλημα δεν είναι η ασφάλεια ούτε η ταχύτητα. Η δουλειά του γραφείου έχει περιόδους, έλεγχο πριν από την παράδοση και πολλούς ανθρώπους και από τις δύο πλευρές. Τα εργαλεία αυτά έχουν μηνύματα και φακέλους.
Πότε έχει έρθει η ώρα για κάτι άλλο
- Οι πελάτες σας ρωτούν συχνά αν πήρατε αυτό που σας έστειλαν.
- Ξαναστέλνετε αρχεία που ο πελάτης δεν βρίσκει.
- Έγγραφα πελατών βρίσκονται στα προσωπικά κινητά των συνεργατών σας.
- Για μια πρόσληψη πάνε κι έρχονται πέντε μηνύματα μέχρι να μαζευτούν τα στοιχεία.
- Δεν μπορείτε να πείτε με σιγουριά ποιος έχει πρόσβαση σε ποιον φάκελο.
Πότε δεν χρειάζεστε το Roster
Αν έχετε λίγους πελάτες, ανταλλάσσετε αρχεία λίγες φορές τον χρόνο και δεν κάνετε μισθοδοσία, το email με μια καθαρή δομή φακέλων στον υπολογιστή σας φτάνει και περισσεύει. Άλλο ένα εργαλείο θα ήταν περιττό βάρος για εσάς και για τους πελάτες σας.
Το Roster αξίζει όταν η ανταλλαγή είναι μηνιαία ρουτίνα με δεκάδες πελάτες, όταν στο γραφείο δουλεύουν περισσότεροι άνθρωποι ή όταν οι πελάτες σας κάνουν συχνά προσλήψεις και αλλαγές στο προσωπικό.
Τι αλλάζει με το Roster
Ο πελάτης στέλνει τα αρχεία του σε έναν χώρο που ανήκει στο γραφείο. Εσείς τα οργανώνετε σε Πακέτα Εγγράφων, ένα για κάθε μήνα ή έτος. Τα δημοσιεύετε όταν είναι έτοιμα. Όλη η διαδρομή φαίνεται στη σελίδα Portal πελατών.
Το email δεν καταργείται. Συνεχίζει να ειδοποιεί, μόνο που κουβαλάει έναν σύνδεσμο αντί για συνημμένα. Συνεχίζει να είναι και ο τρόπος που μιλάτε με τον πελάτη.