Τι κρατάμε και γιατί.

Ποιοι είμαστε

Το Roster είναι προϊόν της ALIENTECH LTD, ιδιωτικής εταιρείας εγγεγραμμένης στην Κύπρο με αριθμό HE 353383 και αριθμό ΦΠΑ CY10353383S.

Η καταστατική έδρα είναι 7 Thiseos, 2042 Strovolos, Nicosia, Cyprus. Για θέματα προστασίας δεδομένων, επικοινωνήστε στο istoselidas@gmail.com.

Ρόλοι επεξεργασίας

Για τη διαχείριση λογαριασμών, την ασφάλεια της υπηρεσίας, τη λειτουργία του προϊόντος και την υποστήριξη, η ALIENTECH LTD καθορίζει γιατί και πώς γίνεται η επεξεργασία και ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας.

Όταν ένα λογιστικό γραφείο χρησιμοποιεί το Roster για στοιχεία, έγγραφα και εργαζομένους των πελατών του, το γραφείο αποφασίζει τι θα καταχωριστεί, ποιος θα έχει πρόσβαση και για πόσο χρειάζεται το υλικό. Σε αυτό το πλαίσιο, το γραφείο είναι συνήθως ο υπεύθυνος επεξεργασίας και η ALIENTECH LTD επεξεργάζεται τα δεδομένα για λογαριασμό του ώστε να παρέχει το Roster. Μπορεί να ισχύει και η πολιτική απορρήτου του ίδιου του γραφείου.

Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε

• Λογαριασμοί: όνομα, email, ρόλος, οργανισμός και πληροφορίες που χρειάζονται για τη δημιουργία και διαχείριση πρόσβασης.
• Λογιστικά γραφεία και πελάτες: επωνυμία, ΑΦΜ, στοιχεία επικοινωνίας, συνδεδεμένοι χρήστες και ρυθμίσεις του χώρου.
• Έγγραφα και περιεχόμενο: αρχεία, Πακέτα Εγγράφων, κατηγορίες, περιγραφές και συναφή μεταδεδομένα.
• Αιτήσεις πρόσληψης: στοιχεία ταυτότητας, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, στοιχεία απασχόλησης, τραπεζικά στοιχεία, άδειες, δικαιολογητικά και το παραγόμενο XLSX.
• Δραστηριότητα υπηρεσίας: δημοσιεύσεις, ειδοποιήσεις, προβολές, λήψεις και άλλες ενέργειες εξουσιοδοτημένων χρηστών.
• Τεχνικά στοιχεία: IP, πληροφορίες browser και συσκευής, αναγνωριστικά συνεδρίας, αιτήματα και συμβάντα που χρειάζονται για λειτουργία, αντιμετώπιση προβλημάτων και ασφάλεια.
• Επικοινωνία: όσα περιλαμβάνετε σε αιτήματα υποστήριξης, feedback, προτάσεις λειτουργιών ή αιτήματα διαγραφής.

Πώς και γιατί τα χρησιμοποιούμε

Χρησιμοποιούμε προσωπικά δεδομένα για να:

• δημιουργούμε και επαληθεύουμε λογαριασμούς και δικαιώματα πρόσβασης,
• παρέχουμε τους χώρους πελατών, τα Πακέτα Εγγράφων και τις αιτήσεις πρόσληψης,
• δημιουργούμε XLSX, ενημερώνουμε το μητρώο εργαζομένων και παραδίδουμε τα ζητούμενα email,
• απαντάμε σε υποστήριξη, feedback και αιτήματα διαγραφής,
• συντηρούμε, αντιμετωπίζουμε προβλήματα και προστατεύουμε την υπηρεσία,
• τηρούμε νομικές υποχρεώσεις και εφαρμόζουμε τους όρους χρήσης.

Ανάλογα με την περίπτωση, η επεξεργασία είναι αναγκαία για τη σύμβαση ή για ενέργειες πριν από αυτή, βασίζεται στα έννομα συμφέροντά μας για ασφαλή και αξιόπιστη λειτουργία, απαιτείται από τον νόμο ή βασίζεται σε συγκατάθεση όπου αυτή είναι απαραίτητη.

Αποστολές email και στοιχεία προσλήψεων

Το Roster στέλνει email για είσοδο, πρόσβαση πελατών, δημοσιεύσεις Πακέτων Εγγράφων, αιτήσεις πρόσληψης, feedback και αιτήματα διαγραφής.

Στη ροή πρόσληψης, το XLSX και τα σχετικά συνημμένα μπορεί να περιλαμβάνουν ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, αριθμό ταυτότητας, IBAN και άλλα στοιχεία εργαζομένου. Αποστέλλονται στον χρήστη που υπέβαλε την αίτηση και στις διευθύνσεις μισθοδοσίας που έχει ορίσει το λογιστικό γραφείο. Το γραφείο είναι υπεύθυνο να διατηρεί αυτές τις διευθύνσεις σωστές και περιορισμένες στους κατάλληλους παραλήπτες.

Cookies και παρακολούθηση

Η δημόσια ιστοσελίδα roster.gr δεν χρησιμοποιεί cookies διαφήμισης ή analytics. Ο πάροχος φιλοξενίας μπορεί να επεξεργάζεται βασικά τεχνικά αιτήματα για να παραδίδει και να προστατεύει τη σελίδα.

Η εφαρμογή app.roster.gr χρησιμοποιεί μόνο το απαραίτητο cookie συνεδρίας για είσοδο, διατήρηση του ενεργού χώρου και προστασία της συνεδρίας. Δεν χρησιμοποιούμε προσωπικά δεδομένα για διαφήμιση τρίτων ή παρακολούθηση σε άλλες ιστοσελίδες.

Πάροχοι υπηρεσιών και μεταφορές

Χρησιμοποιούμε παρόχους για λειτουργίες όπως φιλοξενία, αποθήκευση αρχείων και αποστολή email. Σήμερα περιλαμβάνονται υποδομή φιλοξενίας, Cloudflare R2 για αρχεία και Mailgun για email. Οι πάροχοι επεξεργάζονται δεδομένα μόνο στον βαθμό που χρειάζεται για τις υπηρεσίες τους και υπό τους δικούς τους συμβατικούς και νομικούς όρους.

Ορισμένοι πάροχοι μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Όπου απαιτείται, χρησιμοποιούμε απόφαση επάρκειας, εγκεκριμένες συμβατικές εγγυήσεις ή άλλον νόμιμο μηχανισμό μεταφοράς.

Μπορεί επίσης να γνωστοποιήσουμε πληροφορίες όταν το απαιτεί ο νόμος ή όταν είναι απαραίτητο για την προστασία χρηστών, δικαιωμάτων ή της υπηρεσίας. Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα.

Διατήρηση και διαγραφή

Διατηρούμε προσωπικά δεδομένα για όσο χρειάζεται ώστε να παρέχουμε το Roster, να τηρούμε νομικές υποχρεώσεις, να επιλύουμε διαφορές και να προστατεύουμε την υπηρεσία.

Εξουσιοδοτημένος διαχειριστής μπορεί να υποβάλει ή να ακυρώσει αίτημα διαγραφής του χώρου του γραφείου ή ενός πελάτη. Η διαγραφή δεν γίνεται αυτόματα. Μετά τον έλεγχο του αιτήματος, αφαιρούμε τον αντίστοιχο χώρο και τα συνδεδεμένα δεδομένα μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα.

Μπορεί να διατηρήσουμε περιορισμένες πληροφορίες όταν απαιτείται από τον νόμο ή για θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων. Υπολειπόμενα αντίγραφα ασφαλείας και logs αφαιρούνται σύμφωνα με τους κύκλους διατήρησης των αντίστοιχων συστημάτων.

Τα δικαιώματά σας

Ανάλογα με την περίπτωση, μπορείτε να ζητήσετε ενημέρωση και πρόσβαση στα προσωπικά δεδομένα σας, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμό ή εναντίωση στην επεξεργασία και φορητότητα. Μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε συγκατάθεση όταν η επεξεργασία βασίζεται σε αυτή.

Αν τα στοιχεία σας καταχωρίστηκαν από λογιστικό γραφείο, το γραφείο είναι συνήθως το γρηγορότερο σημείο επικοινωνίας επειδή ελέγχει τον σχετικό φάκελο πελάτη ή εργαζομένου. Μπορείτε πάντα να επικοινωνήσετε και με το Roster ώστε να χειριστούμε ή να προωθήσουμε το αίτημα σωστά. Ενδέχεται να χρειαστεί να επαληθεύσουμε την ταυτότητά σας.

Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Κύπρου, στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην Ελλάδα ή στην αρμόδια εποπτική αρχή της χώρας σας.

Επικοινωνία και αλλαγές

Μπορεί να ενημερώσουμε αυτή την πολιτική όταν αλλάζει η υπηρεσία, οι πάροχοι ή οι νομικές απαιτήσεις. Θα αλλάζουμε την ημερομηνία ισχύος και θα δίνουμε πρόσθετη ενημέρωση όταν μία αλλαγή επηρεάζει ουσιαστικά τον τρόπο με τον οποίο χειριζόμαστε προσωπικά δεδομένα.